Dokumente und Excel Arbeitshilfen für Vermieter


Dokumente und Excel Arbeitshilfen für Vermieter

Als Vermieter benötigt man oft viele Dokumente, verschiedene Excel-Kalkulationen und Email-Anschreiben. Für einige dieser Dokumente gibt es Vorlagen, andere muss man selbst erstellen. Auf dieser Seite habe ich meine wichtigsten und praxiserprobten Dokumente in einem Download zusammengefasst.

 

Update: Es kamen 6 weitere Dokumente dazu!

 

Folgende Dokumente sind enthalten und werden weiter unten näher erläutert.

  1. Anschreiben Eigentümer WEG
  2. Anschreiben Mieter nach Vermieterwechsel
  3. Anschreiben Mieterhöhung
  4. Excel Controlling Mieteingänge
  5. Excel Haushaltsrechnung
  6. Excel Passives Einkommen Tracking
  7. Excel Selbstauskunft und Immobilienaufstellung
  8. Excel Steuererklärung für Immobilien
  9. Excel Vermögens-Tracking
  10. Email an Makler für neue Wohnung bei Immoscout
  11. Email an Makler für neues Mehrfamilienhaus bei Immoscout
  12. Email-Anschreiben an neue Bank für Finanzierung
  13. Liste benötigter Dokumente für den Wohnungskauf – Sortiert nach Prioritäten (neu)
  14. Mieterselbstauskunft (neu)
  15. Muster Mietvertrag (neu)
  16. Musteranschreiben – Kaufpreisangebot an Verkäufer (neu)
  17. Musteranschreiben – Mahnung Mietverzug (neu)
  18. Beteiligung der Kaufnebenkosten durch den Verkäufer samt Notarvertrags-Vorlage und Vorgehen (neu)

 

Alle diese Dokumente und Arbeitshilfen habe ich selber erstellt und nutze sie in meiner täglichen Arbeit als Immobilien-Investor. Sie haben sich sehr gut bewährt und sind einfach zu bedienen. Oft siehst du Screenshots von diesen Arbeitshilfen und Excels in meinen Beiträgen.

 

Nach sehr vielen Anfragen habe ich mich bereit erklärt, meine kompletten Arbeitshilfen zu veröffentlichen und auf dem Blog für 49,99€ zur Verfügung zu stellen. Du kannst sie runterladen, benutzen und bearbeiten. Lediglich eine Weitergabe an Dritte ist  auf Grund des Urheberrechts verboten.

 

 


Anschreiben Eigentümer WEG

Wie in meinem E-Book für Off-market-Deals beschrieben, kann es sehr lukrativ sein, die anderen Eigentümer der eigenen WEG anzuschreiben und deren Verkaufsinteresse abzuklopfen. Dabei können die WEGs von 3 Parteien bis 200 Parteien oder noch größer sein. Dafür bedarf es eines Musterschreibens.

 

Für die Eigentümer meiner WEGs habe ich dieses Musterschreiben verwendet und war damit sehr erfolgreich. Bisher konnte ich durch dieses Musterschreiben über 60 verkaufswillige Eigentümer ausmachen und sie zur Kontaktaufnahme mit mir bewegen.

 

Dieses Worddokument enthält alle wichtigen Punkte und muss an den markierten Stellen durch Platzhalter ersetzt werden.


Anschreiben Mieter nach Vermieterwechsel

Nach dem Kauf der Wohnung dauert es meist eine Weile, bis der Eigentumsübergang stattfinden kann. Kurz vor Eigentumsübergang sollte man den Mieter darüber informieren, wer der neue Vermieter ist.

 

Dieses Schreiben erklärt dem Mieter den Vermieterwechsel und gibt alle nötigen Kontaktdaten, Bankverbindungen und die nächsten Schritte an die Hand. So wird der Mieter über den Prozess aufgeklärt und kann rechtzeitig seinen Dauerauftrag für die Miete umstellen.


Anschreiben Mieterhöhung

Die Mieterhöhung ist ein gängiger Prozess für Vermieter zum Erhöhen des Cashflows und überlebenswichtig bei jährlich steigenden Kosten. Dabei gibt es verschiedene Arten der Mieterhöhung und diese sind abhängig von der Art des Mietvertrages.

 

Ich benutze für meine Mieterhöhungen immer die gleiche Vorlage. Bisher hat sie in 11 von 12 Fällen ohne Probleme und anstandslos funktioniert. Die wichtigsten Paragraphen und Fristen sind darin beschrieben, der Prozess für den Mieter erklärt und die Werte einfach mit Platzhaltern markiert.


Excel Controlling Mieteingänge

Controlling Mieteingänge

Das monatliche Controlling der Mieteingänge ist sehr wichtig, um nicht die Übersicht zu verlieren und die säumigen Mieter gegebenenfalls schnell kontaktieren zu können.

 

Außerdem kann man sehen, ob Mieter eventuell zu viel oder zu wenig überweisen. Dieses Excel liefert eine komplette Übersicht der Mieteingänge für ein Jahr, unterteilt nach Immobilie und Monat. Es lässt sich einfach an jedem Monatsersten mit 5 Minuten Aufwand befüllen


Excel Haushaltsrechnung

Die Haushaltsrechnung ist für eine gute Übersicht der eigenen Finanzen sehr wichtig. Sie zeigt, wie viel monatlicher Überschuss oder Unterdeckung man hat. Sie dient dazu, das eigene Wirtschaften transparenter und nachvollziehbarer zu machen.

 

Zusätzlich kann man diese Übersicht bei der Bank zur Klärung der eigenen Bonität einreichen und somit das Vertrauen der Bank in die eigene Person stärken.


Excel Passives Einkommen Tracking

Cashflow August 2018

Dieses Excel ist das Herzstück meines Controllings. In diesem Tool kann ich monatlich tracken, wieviel Cashflow von meinen Immobilien, P2P und Blog übrig bleibt. Dadurch kann ich monatsgenau sehen, ob ich meinem Ziel der finanziellen Freiheit näher komme und welche Bereiche ich optimieren kann.

 

Die bedingte Formatierung im Excel vergleicht alle Monate und Einkommensstöme, sodass man leicht sehen kann, welche Einkommensquellen schwanken und in welche Richtung sie sich entwickeln.

 

Zusätzlich gibt es einen extra Tab für die monatsgenaue Berechnung der P2P-Rendite und eventueller Einkommen aus anderem (Online-) Business.


Excel Selbstauskunft und Immobilienaufstellung

Selbstauskunft inklusive ImmobilienportfolioDie Selbstauskunft dient der Darstellung der eigenen Bonität und wird durch die Auflistung des Immobilienportfolios ergänzt. Dieses Dokument ist sehr hilfreich bei der Akquise neuer Bankkontakte, da die eigene Bonität sehr gut zusammengefasst wird.

 

Oft schicken Banken eigene Vorlagen und Formulare für die Selbstauskunft mit und man muss für jede Bank ein eigenes vierseitiges Formular ausfüllen. Das ist mühsam und aufwendig. Daher aktualisiere ich meine Selbstauskunft monatlich und habe sie immer korrekt und schnell griffbereit.


Excel Steuererklärung für Immobilien

Excel für Immobilien SteuererklärungDie Steuererklärung per Elster und Papier ist sehr aufwendig und unübersichtlich. Vor allem, da man für jede Immobilie eine eigene Anlage V benötigt. Daher macht es Sinn, die Immobilien erst in einem Excel vorzubereiten und durchzurechnen.

 

Vor allem, wenn sich einige Werte ändern oder vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Daher schicke ich vor der eigentlichen Steuererklärung immer mein Excel-File mit allen steuerrelevanten Daten zu meiner Sachbearbeiterin im Finanzamt und kann dann einfach und transparent abgleichen.

 

Wenn man die Steuererklärung gut im Excel vorbereitet, hat es das Finanzamt leichter und ist bei der Prüfung wohlwollender gegenüber dem Prüfling. Meine Sachbearbeiterin konnte die letzte Steuererklärung mit den Worten „Ich habe die eigentliche Prüfung auf Grundlage Ihrer sehr gut strukturierten Unterlagen schon durchgeführt“ sehr schnell abschließen und hatte kaum Nachfragen.


Excel Netto-Vermögens Tracking

Das Vermögenstracking hilft dir, deinen Vermögensaufbau zu überwachen und deinen Fortschritt zur finanziellen Freiheit zu sehen. Dabei werden die einzelnen Posten monatlich dargestellt, die Abweichungen zum Vormonat berechnet und der Vermögensaufbau seit Anfang des Jahres ausgegeben.

Nettovermögen

Alle Felder sind mit Formeln und dynamischer farblicher Formatierung ausgestattet. Neue Monate oder Vermögensquellen können einfach per Spalten hinzugefügt werden.


Email an Makler für neue Wohnung /Mehrfamilienhaus bei Immoscout

Die Suche nach neuen Immobilien auf Immoscout24 ist für die meisten Investoren sehr wichtig und der meist genutzte Prozess. Ich selbst habe 11 meiner 16 Immobiliendeals auf Immoscout24 gefunden.

 

Dabei ist Geschwindigkeit in der Objektauswahl und schnelle Kontaktaufnahme mit dem Makler sehr wichtig. Daher benutze ich für alle Anfragen an die Makler auf Immoscout24 das gleiche Anschreiben. Mit diesem Anschreiben bekunde ich mein Interesse an dem Objekt, frage nach den wichtigsten Dokumenten und stelle die ersten wichtigen Fragen.


Email-Anschreiben an neue Bank für Finanzierung

Für Immobilieninvestoren ist die Zusammenarbeit mit Banken sehr wichtig. Ohne die passende Finanzierung läuft der Vermögensaufbau sehr schleppend. Daher sollte man gute Kontakte zu mehreren Banken haben.

 

Ich selbst habe Mitte 2016 alle Banken in Sachsen angeschrieben und nach einer Finanzierung gefragt. Das waren rund 100 Emails mit den wichtigsten Punkten und Fragen, um eine neue Bank zu akquirieren. Dafür habe ich immer das gleiche Anschreiben benutzt und eine sehr gute Antwortquote von den Banken erreicht.

 

Außerdem beschreibe ich in diesem Dokument, welche wichtigen Dokumente man für den ersten Emailkontakt mit der Bank mitschicken sollte.


Liste benötigter Dokumente für den Wohnungskauf – Sortiert nach Prioritäten

Welche Dokumente braucht man als Käufer einer Wohnung? Welche Dokumente braucht die Bank für die Objektprüfung? Gibt es eine Art Checkliste?

 

Nicht jedes Dokument ist gleich wichtig oder hat die gleiche Priorität. Einen Energieausweis des Gebäudes braucht man erst später, den Mietvertrag allerdings sofort.

 

In dieser Liste habe ich die benötigten Dokumente für den Wohnungskauf aufgelistet und nach Wichtigkeit geordnet.


Mieterselbstauskunft

Die Mieterselbstauskunft ist wichtig, um die persönlichen Daten des Mietinteressenten abzufragen und ein erstes Bild über seine Bonität zu bekommen.

 

Dabei benutze ich und meine beauftragten Makler immer das selbe Formular. Dieses Formular liegt als word Dokument in diesem Download.


Muster Mietvertrag

Mittlerweile benutze ich bei der Neuvermietung immer den selben Mietvertrag. Im Mietvertrag stehen alle wichtigen Punkte und Klauseln drin.

 

Das Dokument ist anonymisiert in Word-Format und kann an den gekennzeichneten Stellen ergänzt werden.


Musteranschreiben – Kaufpreisangebot an Verkäufer

Zur Zeit benutze ich immer die selbe Email, um einem Makler oder Verkäufer mein (niedrigeres) Kaufpreisangebot mitzuteilen.

 

In dem Schreiben gibt es ein paar einleitende Sätze, um die Professionalität und Transparenz aufzuzeigen. Das schafft Vertrauen.

 

Danach folgt das Kaufpreisangebot, meine Begründung, eine Frist und die nächsten Schritte. Bisher bekam ich auf Grund der Professionalität viel Zuspruch der Makler und oft den Zuschlag für das Objekt.


Musteranschreiben – Mahnung Mietverzug

Immer wieder kommt es bei mir vor, dass ein Mieter nicht pünktlich zahlt und ich dem Geld hinter her rennen muss.

 

Das zerrt nicht nur an den Nerven, sondern verursacht auch zusätzlichen Aufwand und eventuell Kosten. Im Zweifel muss man den Mieter abmahnen, die Miete einklagen oder sogar kündigen.

 

Hier gibt es eine Vorlage für eine Abmahnung als word Datei.


Beteiligung der Kaufnebenkosten durch den Verkäufer samt Notarvertrags-Vorlage und Vorgehen

Normalerweise werden die Kaufnebenkosten vom Käufer bezahlt. Aber wo steht geschrieben, dass man das so machen muss? Nirgends. Es ist ehr ein ungeschriebenes Gesetz.

 

In diesem Word Dokument beschreibe ich die dir Grundlage, das Vorgehen und den genauen Text, den ich in den Notarvertrag mit aufnehme.

 

 

7 Kommentare

  1. Hallo,

    Danke für deine Übersichten. Ich habe mir auch schon mehrere Tabellen erstellt finde es aber immer spannend wie andere Leute ihre Tabellen aufgebaut haben. Momentan suche ich nach Inspirationen für ein Datenblatt auf dem erkennbar ist was und wann in einer Wohneinheit bereits renoviert wurde oder wir der Ist-Zustand ist. Hast du da auch eine Übersicht für dich erstellt oder wir hältst du deine Renovierungen nach?
    Grüße aus dem Pott,
    Moni

    1. Hallo Moni,

      mit Reparatur und Sanierungs-Excel habe ich mich noch nicht beschäftigt. Allerdings wird mein nächster Beitrag über Reparaturen sein.

      Beste Grüße,
      Alex

  2. Hallo Alex,
    zunächst einmal Lob und Anerkennung für deine Transparenz und Offenheit im Blog.
    Kurze Frage: Gibts bei deinem Produkt auch ein Update mit dem inititialen Kauf, quasi ein Abo.
    Sprich bekomme ich auch deine zukünftigen Updates und neuen Formulare mit dem aktuellen Kauf?

    Beste Grüße,
    Christoph

    1. Hallo Christoph,

      danke für dein Lob und deine Anerkennung 🙂

      Bei meinen Büchern gibt es bei neuen Versionen das Update kostenlos.

      Wenn ich mein Downloadpaket erweitere – durch neue Dokumente – , dann gibt es die Erweiterung günstiger.

      Beste Grüsse,
      Alexander

  3. Hey Alex,
    wir haben uns deine Arbeitshilfen runtergeladen, die durch Einfachheit und Professionalität überzeugen! Es ist uns aber eine Sache aufgefallen: kein Kaufvertragsentwurf…Daher unsere Bitte:
    könntest du die Dokumente um nen vermieterfreundlichen Kaufvertrag erweitern?
    Wäre mega hilfreich!

    1. Hallo Eve& Mario,

      ich könnte einen meiner KVs in die Sammlung mit aufnehmen. Allerdings weiß ich nicht, wie euch das hilft. Wenn ihr zum Notar geht, müsst ihr so oder so für einen Entwurf und die Beurkundung bezahlen. Unabhängig davon, ob ihr einen eigenen KV mit bringt.

      Liebe Grüße,
      Alexander

      1. Hey Alex,
        ja gerne, ein KV von dir wäre super 🙂 Wir haben schon mehrere Objekte erworben, allerdings sind uns u.a. durch deinen nützlichen Blog eigene „Fehler“ aufgefallen (z.B. keine Ausweisung im KV in Gründstücks- und Gebäudeanteil), die wir vermeiden hätten können. Der Notar gibt uns auch keine Tipps, da er ja als neutrale Instanz nur die Abwicklung übernimmt und der Standard Entwurf unserer Notarin taugt auch nix…
        Ein KV Upload wäre sensationell :-)!!
        VG
        Eve&Mario

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