Verwaltung von Mietzahlungen – Meine Excel Tabelle für Mieteingänge

Mietzahlungen und speziell das Controlling der Mietzahlungen wird bei steigender Anzahl der Immobilien eine feste Größe in den monatlichen Verwaltungsaufgaben. Hat man sich anfangs noch über den ersten Mieteingang wie bekloppt gefreut, wird es irgendwann zu Routine. Vor allem, wenn gleichzeitig der Kredit und das Hausgeld vom Konto abgehen.

Wie bei allen administrativen und bürohalterischen Aufgaben, kommt irgendwann der Wunsch nach Automatisierung oder ein leichtes Tracken / Reporting.
Wie überwache ich meine Mietzahlungen? Welche Tools benutze ich? Was ist allgemein bei Mietzahlungen zu beachten? Welche rechtlichen Themen muss man beachten? All das soll Thema dieses Beitrages sein.

Inhaltsverzeichnis

1) Wie verwalte ich die Mietzahlung?
2) Welche Tools gibt es für Mietzahlungen?
3) Immobilienverwaltung mit dem IIPRO Tool (web)
4) Mieterverwaltung mit vermietet.de (web)
5) Mieterverwaltung mit Homevoice.io (web)
6) Mieterverwaltung mit Home (Handy)
7) Fazit Tools für Mietzahlungen
8) Allgemeines und rechtliches zu Mietzahlungen
9) Definitionen von Mietzinszahlung, Warmmiete, Kaltmiete
10) Gibt es Miete ohne Mietvertrag?
11) Geld zurück dank der Betriebskostenpauschale
12) Welche Frist gilt bei der Mietzahlung? Paragrafen im BGB.
13) Mietzahlung bis wann?
14) Miete im Voraus
15) Mietzahlung mit Verzug oder Miete nicht bezahlt?
16) Miete ohne Mietvertrag
17) Wie funktioniert die Mietzahlung vom Jobcenter?
18) Was passiert mit der Mietzahlung im Todesfall?
19) Download Mietzahlungsbestätigung

Wie verwalte ich die Mietzahlung?

Am einfachsten ist sicherlich die Verwaltung mittels Excel. Excel ist einfach zu bedienen, auf jedem Computer vorhanden und zuverlässig. Am Anfang habe ich ebenfalls Excel genutzt und zwischendurch habe ich mich in verschiedenen Web-Applikationen und Handy-Apps probiert. Schlussendlich bin ich wieder bei Excel gelandet, da ich dort die volle Kontrolle habe und alles genau für mich einstellen kann.

Dafür habe ich eine Liste aller meiner Wohnungen gemacht und diese horizontal in der ersten Zeile eingetragen. Auf der Vertikalen habe ich die Monate eingegeben. Somit habe ich für jeden Monat und jede Wohnung eine Zelle. Bei Jahresumbruch wird der Tab kopiert und wieder von vorn begonnen.

Download: Excel, Vorlagen und Arbeitshilfen für Vermieter

Immer am Monatsanfang prüfe ich mein online Banking auf die Mieteingänge. Dann gehe ich manuell jede Wohnung durch und trage sie bei erfolgreicher Mietzahlung grün in mein Excel ein. Sollte die Mietzahlung falsch sein – zum Beispiel zu wenig Miete – dann trage ich es rot ein. Wenn noch nichts eingegangen ist, lasse ich es erstmal leer.

Somit habe ich immer eine genaue Übersicht, welcher Mieter wann seine Miete gezahlt hat. Der Aufwand ist bei mittlerweile 28 Mietern (inklusive Parkplätzen) und zwei Konten rund 10 Minuten. Also sehr überschaubar.

Ganz am Anfang hatte ich auch die Kreditraten und das Hausgeld eingetragen. Aber das wurde mit der Zeit zu viel und überflüssig. Ich gehe davon aus, dass die Bank und die Verwaltung rechtzeitig und richtig das Geld abbucht. Die wollen schließlich Geld von mir und ich nicht von denen. Ende des Jahres wird das einmalig geprüft.

Bei den Mieten ist die Richtigkeit nicht immer so sicher. Nicht alle Mieter haben einen Dauerauftrag. Gerade diesen Monat war wieder ein Mieter im Urlaub und ein anderer hatte Geld Probleme.

Wenn ich am sechsten Tag eines Monats in meinem Excel eine Lücke habe, dann fehlt offensichtlich die Miete des jeweiligen Mieters. Dann schicke ich sofort eine WhatsApp und bisher haben die säumigen Mieter direkt am nächsten Tag überwiesen. Somit geht das Problem nicht unter und ich muss keine Mahnungen schicken. Einfach und effizient.

Lies: Was tun, wenn der Mieter nicht (pünktlich) zahlt?

Welche Tools gibt es für Mietzahlungen?

Im Internet und auf dem Handy gibt es eine Menge Tools, mit welchen man seine Wohnungen verwalten kann. Das geht von Hausverwaltungssoftware, über Immobilienkalkulationssoftware bis hin zur Mieterverwaltung inklusive Mietzahlungsprüfung. Drei Tools habe ich selber getestet und ich möchte euch ein kurzes Feedback geben.

Immobilienverwaltung mit dem IIPRO Tool (web)

Das IIPRO Tool hatte ich mir damals als Test Version runtergeladen und es ist sehr mächtig. Für meine Belange zu mächtig.

Lies: IIPRO Tool

Es ist ein komplettes Kalkulations Tool für Akquise, Berechnungen, Controlling und Optimierungen. Man kann tausend Dinge einstellen und den kompletten Immobilien Prozess beobachten. Allerdings muss man dafür auch eine Menge Sachen eintragen und customizen.

Für meine simple Aufgabe der Verwaltung von Mietzahlungen ist das zu viel und zu unübersichtlich. Das Immo pro Tool ist toll, aber hat eine andere Zielgruppe. Für eine reine Mietverwaltung ist es zu groß und zu komplex.

Mieterverwaltung mit vermietet.de (web)

Diese Seite hatte ich letztes Jahr sehr ausführlich getestet und einige meiner Ideen wurden übernommen. Der Support war mega gut, innerhalb kürzester Zeit bekam ich immer Feedback.

Lies: vermietet.de

Man trägt auf der Seite alle Immobilien, seine Mieten und alle Zahlungsströme ein. Die Zahlungsströme werden dann live mit dem hinterlegten Konto verbunden und abgeglichen. Mehrere Konten sind ebenfalls möglich.

Auf dem Dashboard gibt es eine grobe Zusammenfassung von Einnahmen, Ausgaben und Cashflow. Und da gab es den für mich den grössten Fehler.
Buchungen vom Konto wurden gemäß des Buchungsdatums in die jeweilige Periode verschoben. Das kann oft richtig sein, manchmal aber falsch.

Wenn man beispielsweise 10 Mieter hat und 9 überweisen innerhalb des Monats (in den ersten Tagen des Monats) und einer überweißt schon am Ende des Vormonats, dann gibt’s Probleme. Innerhalb des Jahres nivelliert sich das, aber am Jahresende, Jahresanfang und bei Mietanpassungen nervt das tierisch.

Beispielsweise haben mir 9 Mieter die Miete für Januar 2018 zwischen dem 1.1.2018 und dem 7.1.2018 überwiesen. Einer hat mir bereits am 30.12.2017 überwiesen. Diese eine Mietzahlung wurde dann in die Dezemberperiode 2017 gebucht und fehlte mir somit im Januar. Das hat mir die komplette Statistik zerschossen und deshalb habe ich mit dem Tool aufgehört.

Ebenfalls konnte man damals zwar Mietzahlungen anpassen, aber eine geänderte Kreditraten oder Hausgeldzahlungen konnte man nicht im Tool anpassen. Man musste die alte löschen und eine neue anlegen. Das sorgte für viel Mehrarbeit.

Vielleicht geht das mittlerweile. Ihr könnt es gern austesten und mir unten in die Kommentare schreiben. Damals war das Tool kostenlos. Insgesamt war das Tool sehr komfortabel, übersichtlich und mittlerweile gibt es sogar eine App dazu. Wenn die Kinderkrankheiten behoben werden/wurden, dann ist das sicherlich ein tolles Tool zur Verwaltung von Mietzahlungen.

Mieterverwaltung mit Homevoice.io (web)

Diese Seite ist neu am Markt und noch in der Entwicklung. Das Tool steht in Konkurrenz zu vermietet.de und ist gerade in der Testphase.

Lies: Homevoice.io

Demnächst werde ich das Tool ausführlich testen und hier mein Feedback schreiben. Die Entwickler des Tools suchen noch weitere Tester, ihr könnt euch gern dort melden.

Mieterverwaltung mit Home (Handy)

Eine Zeit lang hatte ich die App „Home“ auf meinem Handy. In dieser App konnte ich schnell und einfach meine Immobilien eintragen und mein Bankkonto verknüpfen.

Die App machte einen täglichen Abgleich und zeigt neue Mietzahlungen als push Nachricht ab. Somit war man immer up to date und sah seine pünktlichen und seine säumigen Zahler.

In Summe eine gute Möglichkeit für das Tracken, wenn man keine Lust auf den PC hat. Irgendwann habe ich es nicht mehr genutzt, weil ich keine Lust zum Nachtragen neuer Wohnungen und auf die Push Nachrichten hatte. Die App war kostenlos und ihr könnt sie gerne testen. Ich glaube, ab einer bestimmten Anzahl an Immobilien muss man zahlen. Dann gibt’s verschiedene Pakete.

Fazit Tools für Mietzahlungen

Für mich muss ein automatisiertes Programm zur Verwaltung von Mietzahlungen vor allem eins können. Mir Arbeit abnehmen. Und da gibt’s genau einen wichtigen Punkt: Eine Nachricht mit einer Zusammenfassungen über den Stand der Mietzahlungen des letzten Monats.

Also quasi am 5. Werktag eines Monats will ich eine Zusammenfassung bekommen. Dort soll drin stehen, wie viele Mieter ihre Miete gezahlt haben, ob die Höhe der Mietzahlungen passt und wie viele Mieten noch ausstehen.

Bisher konnte das kein Tool. Einige verschickten Mails, aber teilweise bei jeder Mietzahlung einzeln. Das hilft mir nicht und nervt. Klar, kann man das ausstellen, aber etwas Anderes (einmalige Zusammenfassung) kann man dafür nicht aktivieren.

Für mich ist der Markt für die Mietzahlungs Tools noch sehr jung und es wird viel entwickelt. Sicherlich werden wir in einem halben Jahr einen guten Stand haben und dann werden die Tools nochmal geprüft. Solltet ihr noch andere Tools kennen, schreibt sie gern in die Kommentare. Dann nehme ich sie beim nächsten Test mit auf.

Allgemeines und rechtliches zu Mietzahlungen

Als Besitzer einiger Immobilien kann man sich mit der Vermietung der Objekte ein rentables Einkommen zu sichern, voraus gesetzt die Mieter können ihre Miete bezahlen. Das ist kein Automatismus.

Es gehört mehr dazu, als nur einer wildfremden Person ein Dach über dem Kopf zu bieten. Bei Geld geht es schließlich immer um Vertrauen. Außerdem muss man sich in die ganzen Rechte und Pflichten erst einmal einarbeiten, wenn das Ganze kein Verlustgeschäft werden soll.

In den folgenden Abschnitten behandle ich einige Bereiche zum Thema Mietzahlung. Sowohl rechtliche Themen als auch praktische Tipps.

Definitionen von Mietzinszahlung, Warmmiete, Kaltmiete

Mit der Miete ist längst nicht alles abgegolten. Eigentlich ist die Bezeichnung Mietentgelt für das Überlassen des Wohnraums nicht korrekt. Denn aus rechtlicher Sicht spricht man beim Überlassen des Wohnraums von Mietzins, also von der Kaltmiete. Das Abgelten der Nebenkosten (Heizung, Wasser etc.) ist das eigentliche Mietentgelt (Warmmiete).

Jetzt steh aber ich als Vermieter in der Verantwortung. Wenn ich keine ausdrückliche Vereinbarung mit dem Mieter treffe, dass ich bestimmte, konkret benannte Betriebskosten (ein Verweis auf den Betriebskostenkatalog ist ebenfalls ausreichend) auf ihn umlege, bleibe ich auf den Kosten sitzen. Das wurde von Gerichten bereits mehrfach so entschieden. Schlechte Karten, wenn ich beispielsweise einen mündlichen Mietvertrag geschlossen habe.

Gibt es Miete ohne Mietvertrag?

Eigentlich würde man denken, es wird kein Vermieter so naiv sein und diese wichtige Vertragsvereinbarung nur mündlich absprechen. Das wäre im Beweisfall äußerst ungünstig, geschweige denn ein Nachteil für den Vermieter. Dennoch soll es auch heutzutage noch immer gutgläubige Vermieter geben, die eine mündlich getroffene Vereinbarung einem Schriftstück vorziehen.

Das sind aller Wahrscheinlichkeit nach die Sorte von Vermietern, die sich die Miete in Bar aushändigen lassen. Rein rechtlich gesehen ist das kein Problem. Man braucht weder einen schriftlichen Mietvertrag noch muss man einen Dauerauftrag bei der Bank einrichten oder eine Einzugsermächtigung zum Lastschriftverfahren erteilen. Wirklich anerkannt ist diese Methode in der Gesellschaft allerdings nicht.

Da schwingt immer ein „Das ist ein naiver Vermieter, der keine Ahnung von der Praxis hat“ oder ein „Das ist ein komischer Vermieter mit dubiosen Geschäftspraktiken“ mit.

Geld zurück dank der Betriebskostenvorauszahlung

Wie hoch die Betriebskosten sein werden, kann man schlecht voraussagen. Das muss man schätzen. Es wird eine Betriebskostenvorauszahlung gerechnet, die als Wert auf die Kaltmiete gerechnet wird. Bei einer einzelnen Wohnung macht das die WEG Verwaltung, bei einem MFH macht das die Verwaltung oder du selbst.

Nach zwölf Monaten wird abgerechnet. Die vorausgezahlte, festgelegte Vorauszahlung wird mit den tatsächlichen Verbrauchskosten verglichen. Das Glück des Mieters ist an dieser Stelle das Pech des Vermieters. Je nachdem, ob ein Mehr- oder Minderbetrag festgestellt wird, müssen Mieter oder Vermieter nachzahlen.

Der Mieter kann auch Monate später noch auf eine Nachzahlung hoffen, also sprich, wenn der Vermieter nicht rechtzeitig die tatsächliche Betriebskostenrechnung vorlegt.

Wichtig dabei zu wissen, dass es einen Unterschied zwischen Betriebskostenvorauszahlung und Betriebskostenpauschale gibt. Bei Zweiterem wird pauschal abgerechnet und es gibt keine Nachzahlungen. Egal, ob der Verbrauch höher oder tiefer war.

Welche Frist gilt bei der Mietzahlung? Paragraf 556b im BGB.

Wann man einen ersten Blick auf das Konto machen kann, hängt von der Sorgfaltspflicht des Vermieters ab. In Sachen Mietzahlung lässt der Gesetzgeber nicht so viel Spielraum.

Im BGB heißt es in §556b: „Die Miete ist zu Beginn, spätestens bis zum dritten Werktag der einzelnen Zeitabschnitte zu entrichten, nach denen sie bemessen ist.“

Wann dieser Beginn ist, kann individuell mit dem Mieter vereinbart werden. Es muss also keineswegs, wie immer üblich, zum Monatsende bzw. Monatsanfang die Miete fällig werden. Allerdings gilt auch beispielsweise wenn am 15. die Miete fällig wird, die 3-Werktag-Regel.

Mietzahlung also bis wann?

Das bedeutet, dem Geld des säumigen Mieters hinterherlaufen, oder? Nein, nicht so voreilig.

Der Bundesgerichtshof hat dazu eindeutig Stellung bezogen. Demnach muss die Miete nicht am 3. Werktag auf dem Konto des Vermieters eingegangen sein, sondern nur am 3. Werktag bei der Bank veranlasst worden sein. Der Mieter könne ja schließlich nichts dafür, wenn es zu Verzögerungen bei der Bank käme.
Was ein Werktag per Definition ist, liefern die Juristen gleich hinterher: Das sind die Tage von Montag bis Freitag. Samstag ist also kein Werktag.

Im Klartext heißt das: Wenn der 1. November ein Freitag ist (Allerheiligen), ist der 3. Werktag der Mittwoch 6. November. An diesem Tag muss spätestens die Zahlung vom Mieter veranlasst werden.

Im Übrigen gilt bei nicht bundeseinheitlichen Feiertagen immer das Recht, in dessen Bundesland die Wohnung des Mieters liegt. Selbst wenn der Vermieter seine Immobilie am anderen Ende der Welt verwaltet, so ist für den Mieter in Bayern am 1. November ein Feiertag und somit kein Werktag.

Miete im Voraus

Für einen erfahrenen und diversifizierten Vermieter dürfte die Wartezeit kein Problem sein. Auf dem Konto sollte man immer ein Pauschalbetrag vorhalten, sodass das Konto immer gedeckt ist.

Früher war es etwas komplizierter. Es war bis zum 31.8.2001 Standard, dass der Mieter die Miete erst zum Ende des Monats entrichten musste. Er durfte quasi den Wohnraum schon längst nutzen ohne einen Cent dafür gezahlt zu haben.

Seit 1.9.2001 ist es genau umgekehrt. Der Mieter zahlt die Miete nun im Voraus spätestens bis zum 3. Werktag nach Fälligkeit.

Mietzahlung mit Verzug oder Miete nicht bezahlt?

Als guter Vermieter setze ich meinen Mieter nicht einfach vor die Tür. Vielleicht hat er einfach nur momentan private (finanzielle) Schwierigkeiten. Oder er hat vor lauter beruflichem Stress die Zahlung vergessen, weil er noch immer am Bankschalter jeden Monat überweist. Theoretisch alles möglich.

Theoretisch könnte er sogar eine fristlose Kündigung noch durch nachträgliche Mietzahlung verhindern. Aber soweit muss man es nicht erst kommen lassen.
Am besten rede ich erstmal mit dem Mieter und wenn alles nichts hilft, spreche ich eine Mahnung aus. Bei mir hat sich eine kurze Whatsapp an den Mieter bewehrt.

Im Gegensatz zu einer Kündigung kann die Mahnung auch mündlich erfolgen. Wichtig ist nur, dass ich ihm eine endgültige Nachfrist setze. Die meisten Mieter kommen dann ja zur Vernunft und überweisen das ausstehende Geld.

Ausreden wie „Mein Konto war nicht gedeckt“ kann man als Vermieter nicht gelten lassen. Dafür hat schließlich der Mieter allein Sorge zu tragen, wenn er eine Transaktion per Dauerauftrag oder Einzugsermächtigung gewählt hat.

Was passiert, wenn der Mieter nicht gezahlt hat? Ärger beim Vermieter ist vorprogrammiert. Denn welcher Vermieter will auf einem Berg von Schulden sitzen bleiben. Immerhin kümmert er sich um die Instandhaltung des Objekts.

Der Gesetzgeber springt uns als Vermieter bei: „Wenn der Mieter einen Monat mit der Miete im Rückstand ist, kann er ordentlich fristgerecht gekündigt werden, das heißt mit einer Auszugsfrist von 3 Monaten!“

Eine fristlose Kündigung als Vermieter kann ich aussprechen, sobald der Mieter mit zwei Mieten im Rückstand ist. Damit die Kündigung wirksam ist, muss ich sie schriftlich dem Mieter mitteilen. Am besten versendet man die Kündigung in Form eines Einschreibens. Dann kann der Mieter hinterher nicht behaupten, er hätte niemals von der Kündigung erfahren.

Miete ohne Mietvertrag

Vielleicht war ich als Vermieter etwas gutgläubig. Wieso bin ich einfach auf die Straße gegangen und hab wie auf einem Basar mir den nächstbesten Wohnungslosen geschnappt? Nur damit meine ewig leer stehende Wohnung gefüllt ist. Jetzt existiert kein Mietvertrag. Nicht mal mündlich. Wohnt dieser Mensch jetzt in einem rechtsfreien Raum?

Nein, selbstverständlich nicht. Nur weil der Vermieter nichts mit seinem in der Wohnung lebenden Dauergast vereinbart hat, heißt das nicht, dass die Juristen es auch genauso sehen. Denn wenn der Gast unentgeltlich in der Wohnung lebt oder sich beispielsweise nur an den Betriebskosten beteiligt, handelt es sich rein rechtlich um einen Leihvertrag.

Laut BGB bedeutet das für beide Seiten sowohl weniger Verpflichtungen als auch weniger Rechte. Der Vermieter, der dann Verleiher ist, kann seinen Gast jederzeit rausschmeißen.

Wie funktioniert die Mietzahlung vom Jobcenter?

Selbst Erwerbsuntätige können an eine ordentliche Wohnung kommen, wenn die Wohnungsgröße und die Miethöhe laut Amt angemessen sind. Was angemessen ist, darüber streiten die Politiker.

Im SGB III sind dazu keine verbindlichen Standards zu finden. Sollte die Miete aus Sicht des Jobcenters zu hoch sein, wird sie das dem Leistungsbezieher mitteilen. Sie übernimmt dann zwar noch 6 Monate die aus ihrer Sicht zu hohen Mietkosten, droht aber dann nach Ablauf die Kostenübernahme auf einen willkürlich ihrer Meinung nach angemessenen Betrag zu reduzieren, sofern man keine vergleichbar günstigere Wohnung vorweisen kann.

Daher sollte man immer in dem jeweilig zuständigen Arbeitsamt nachfragen, welche Miete angemessen ist. Das Amt stellt außerdem eine Bescheinigung aus, dass es die Miete übernimmt. Sollte der Arbeitslose dieses Schreiben nicht vorweisen können, sollte man weiter suchen.

Was passiert mit der Mietzahlung im Todesfall?

Was passiert, wenn der Mieter stirbt? Dann treten als erstes der Lebenspartner oder die volljährigen Kindern als potentielle Nachfolger in das bestehende Mietverhältnis ein. Hat der Mieter allein gelebt, sind es die Erben, die diesen Gang antreten. Die können das Erbe allerdings ausschlagen.

Als Vermieter werde ich das Mietverhältnis außerordentlich kündigen müssen, wenn sich niemand bereit erklärt ins Mietverhältnis einzutreten. Dann stehen mir noch 3 Monatsmieten gemäß der gesetzlichen Kündigungsfrist zu.

Download Mietzahlungsbestätigung

Eine Mietzahlungsbestätigung erleichtert die Einschätzung über den loyalen, zuverlässigen Mieter. Vor allem bei dem Kauf einer vermieteten Immobilie möchte ich wissen, ob der Mieter immer seine Miete gezahlt hat. Dafür gibt es eine Mietzahlungsbestätigung im Sinne eines Nachweises der Kontobewegungen.

Wenn man eine Wohnung neu vermieten möchte, dann kann man bei den Neuinteressenten eine Mietzahlungsbestätigung verlangen. Dieser muss nachweisen, dass er in der alten Wohnung immer seine Miete gezahlt hat und es keine Rückstände gibt.

Mit diesem Formular kann sich der Mieter beim potentiellen neuen Vermieter zusammen mit seinem Einkommensnachweis vorstellen.

Download: Mietzahlungsbestätigung word
Download: Mietzahlungsbestätigung pdf