Überwachen und Organisieren von Renovierung in der Ferne

In meinem Abschlussbericht für Februar 2019 hatte ich geschrieben, dass ich mittlerweile sehr viele Renovierungen in meinen Objekten in Leipzig habe. Wie du weißt, sind meine Objekte rund 700km von meinem Wohnort in der Schweiz entfernt.

Daher bekam ich kürzlich die Frage, wie ich die Renovierungen und Sanierungen aus der Ferne manage. Wie organisiere ich die Handwerker, wie überprüfe ich das Resultat, wie mache ich die Schlüsselübergabe und den Materialeinkauf.

All das hat sehr viel mit Outsourcen, Einbinden von verschiedenen Dienstleistern und Vertrauen zu tun. In diesem Beitrag werde ich auf diese Punkte genauer eingehen und meine Beispiele aus der Praxis zeigen. Ich werde dir einige Tipps geben und kann dir hoffentlich die Angst vor Renovierungen und Sanierungen nehmen.

Viel Spaß beim Lesen!

Inhalt
1) Renovierungsbedarf in meinem Immobilienportfolio
2) 3 Wege für den Aufbau des Handwerkernetzwerkes
3) Überwachen der Sanierungen aus der Ferne inklusive Materialeinkauf und Schlüsselübergabe
4) Verwaltung der Kosten bei Renovierungen in neuen Immobilien
5) Renovierungen in meinem Bestand und Instandhaltungsrücklage
6) Einen Allround-Handwerker für Reparaturen auf Abruf haben

Den Inhalt des Beitrags habe ich auf Video aufgenommen und auf Youtube hochgeladen. Dies ist mein erstes, eigenes Youtube-Video. Ich finde, es ist bereits Oscar-reif 😉 Demnächst folgenden weitere Videos, ihr könnt den Vermietertagebuch Kanal gern abonieren.

Renovierungsbedarf in meinem Immobilienportfolio

Wenn man sich ein Immobilienportfolio aufbaut, bleibt man nicht vor Renovierungen und Sanierungen verschont. Mit steigender Objektanzahl steigen auch die Reparaturen.

In meinem ersten Immobilienjahr 2016 hatte ich keinerlei Reparaturen, alles lief gut und investorenfreundlich. Im Jahr 2017 kamen dann die ersten Reparaturen an Rollladen, Türklingeln, Abflüssen und Malerarbeiten nach Mieterwechseln.

Im Jahr 2018 wurden die Reparaturen intensiver. Vor allem bei den vielen Mieterwechseln mussten öfter neues Laminat verlegt und die Wände gestrichen werden. Einige Mietverträge waren so alt, dass ich als Vermieter keinen Anspruch auf eine besenreine und gestrichene Wohnung hatte.

Anfang 2019 stand die erste Komplettsanierung (Böden, Wände, Teile Sanitär) in der ETW10 an, da eine Rentnerin ins Pflegeheim ging und die Wohnung in 30 Jahren komplett abgewohnt hatte. Kaution gab es in DDR-Zeiten nicht und die 8.000€ schlugen ordentlich zu Buche.

Auch einige neu gekaufte Objekte übernehme ich im renovierungsbedürftigen Zustand und preise die Renovierungsarbeiten in den Kaufpreis ein. Es gibt fortlaufend eine Menge zu tun und man braucht dafür zuverlässige Handwerker.

Die Baujahre meiner Immobilien reichen von 1850 bis 1996 und unabhängig von jedem Baujahr fallen die Reparaturen an. Man kann sich mit keinem Baujahr in Sicherheit wiegen und muss auf jeden Fall eine Instandhaltungsrücklage aufbauen.

Viele Punkte habe ich bereits in meinem Beitrag zur Verwaltung aus der Ferne geschrieben. Im folgenden gehe ich noch genauer auf die Renovierungen und die Handwerker ein.

Lies: Verwaltung von Immobilien aus der Ferne? Meine wichtigsten Erkenntnisse

3 Wege für den Aufbau des Handwerkernetzwerkes

Wenn man in einen neuen Standort investiert, muss man sich oft ein neues Handwerkernetzwerk aufbauen.

Das ist deswegen wichtig, um zuverlässige Handwerker zu bekommen, in deren Stammkundenkartei zu kommen und über lange Zeit bessere Preise zu erhalten. Außerdem haben Handwerker heutzutage so viel zu tun, dass sie sich auf 50 km Umkreis beschränken.

Der Aufbau des Handwerkernetzwerkes kann auf drei Wegen passieren:

Als erstes kann man sich Handwerker googeln. Das habe ich gemacht, als ich meine ersten Immobilien in Leipzig gekauft habe. Wenn ich beispielsweise einen Wand zu streichen hatte, habe ich nach Maler Leipzig gegoggelt und die ersten 10 Handwerker angeschrieben, die mir Google ausgespuckt hat.

Dann habe ich die Angebote und Preise vergleichen. Oft bin ich beim günstigsten Handwerker hängen geblieben. Manchmal auch bei dem, der mir den frühesten Termin anbieten konnte.

Damit habe ich gute Erfahrungen gemacht und mittlerweile gehören einige dieser Handwerker zu meinem Netzwerk. Die Handwerker wissen, dass ich professionell arbeite und zügig bezahle. Im Gegenzug bekomme ich gute Preise.

Als zweites kannst du die Hausverwaltung fragen, ob sie dir einen Handwerker empfehlen können. Gerade bei einer einzelnen Wohnung in einer WEG, müssen die Verwaltungen oft selber Handwerker beauftragen, da sie von vielen Eigentümern die Sondereigentumsverwaltung haben.

Die Handwerker der Verwaltungen kennen die Objekte und deren Kinderkrankheiten sehr gut. Allerdings habe ich die Erfahrung gemacht, dass es oft nicht die günstigsten Handwerker sind.

Als drittes kannst du die Makler vor Ort fragen. Entweder die Makler, von denen man die Immobilie gekauft hat oder Makler, die deine Neuvermietung übernehmen.

Die Makler haben ebenfalls mit Handwerker zu tun, da sie Immobilien aus Fix&Flip-Deals betreuen oder selber Objekte im Bestand haben. Wenn ich renovierungsbedürftige Objekte kaufe, frage ich den Makler gleich mit, ob er mir einen passenden Handwerker empfehlen kann.

Wenn ich mit neuen Handwerkern zusammen arbeite, dann mache ich gleich von Anfang klar, dass ich auf eine längerfristige Zusammenarbeit aus bin. Ich schreibe, dass ich mehrere Objekte in der Stadt habe und öfter Arbeiten anstehen. Wenn der Handwerker gute Arbeit macht und mir einen guten Preis anbietet, dann werde ich ihn wieder beauftragen.

Überwachen der Sanierungen aus der Ferne inklusive Materialeinkauf und Schlüsselübergabe

In der Regel mache ich mir bei der Überwachung von Sanierungen Gebrauch von anderen Personen. Im Speziellen vom Mietern, Maklern oder Verwaltern.

Wenn in meiner Mietwohnung etwas kaputt geht, dann meldet es mir der Mieter. Beispielsweise ist der Abfluss kaputt oder die Klingel geht nicht mehr. Dann lasse ich es vom Handwerker reparieren und der Mieter kann es direkt prüfen.

Der Mieter merkt, ob der Wasserhahn nicht mehr tropft oder die Rollladen wieder schließen. Sollte es nicht funktionieren, sagt er mir bescheid und der Handwerker muss nachbessern.

Bei einer leeren Wohnung arbeite ich immer mit Maklern zusammen. Die Makler müssen die Wohnung für mich neu vermieten. Das geht natürlich am besten, wenn in der Wohnung alles in Ordnung ist.

Wenn etwas kaputt ist, nicht schön aussieht und die Neuvermietung behindert, dann sagen mir meine Makler in der Regel Bescheid. Dann lasse ich die Arbeiten von den Handwerkern ausführen und die Makler prüfen die Arbeit.

Die Makler sind daran interessiert die Wohnung schnell und mit wenig Aufwand zu vermieten. Sollte also irgendwas nicht stimmen oder der Handwerker Mist gebaut haben, dann sagen mir die Makler bescheid. Beispielsweise schrieb mir eine Maklerin bei der Besichtigung für die Neuvermietung Folgendes:

„Mittwoch war ich in beiden Wohnungen um die Fotos zu machen, da am Dienstag so ein Unwetter war, dass beide Wohnungen viel unattraktiver wirkten. In der XXX-Straße sollte unbedingt das Fenster im Schlafzimmer geprüft werden und die Stelle ausgebessert werden ( siehe Foto). Bei Regen kommt hier Wasser durch.“

Danach konnte ich den Handwerker beauftragen und die Arbeiten werden zügig erledigt.

In einem Mehrfamilienhaus hat man in der Regel eine Hausverwaltung und einen Hausmeister. Diese kümmern sich mit Besichtigungen um den Zustand und die Erhaltung des Gebäudes. In regelmäßigen Abständen prüft der Hausmeister den Zustand des Objektes und meldet Probleme an die Hausverwaltung.

Die Hausverwaltung lässt die Reparaturarbeiten durchführen und hält bei größeren Summen Rücksprache mit mir. Auch hier gilt die Regel, dass ein intaktes Haus weniger Probleme macht. Sowohl was die Instandhaltung angeht, als auch die Mieterpflege.

Außerdem hat die Hausverwaltung das Direktmandat vom Eigentümer und kann sich keine schlechte Arbeit leisten. Ansonsten kann sie schnell ausgetauscht werden. Hier eine Mail von meiner Verwaltung:

„Hallo Herr Raue,
ich war heute 2 Stunden mit dem Heizungsmonteur vor Ort und habe mit ihm die „Problemwohnung“ von Herrn XXX besichtigt. Leider habe ich keine guten Neuigkeiten für Sie.

Erstmal vorab: Mir sind zwei Wasserschäden aufgefallen – habe direkt einen Dachdecker mit der Begutachtung beauftragt. Anbei Bilder dazu. Außerdem wurde auch eine Dachluke (Ausstieg für Schornsteinfeger) nicht zum Fenster umgebaut. Die Dachluke konnte gar nicht richtig verschlossen werden. Auch hier Bilder dazu anbei. Der Heizungsmonteur hat die Luke jetzt erstmal provisorisch verschlossen – der Dachdecker schaut gleich nach, was gemacht werden kann…“

Die Schlüssel zu den Leerwohnungen lassen ich immer per Einschreiben verschicken. Ich gebe dem Handwerker die Kontaktdaten vom Makler und anders herum. Dann tauschen sich die beiden aus und ich muss nicht mehr vermitteln.

Die Schlüssel zur Wohnung werden dann vom Makler zum Handwerker verschickt und dieser gibt ihn nach Ausführung der Arbeiten wieder zurück.

Das gilt natürlich nur, wenn die Wohnung leer ist. Ansonsten stelle ich den Kontakt zwischen Handwerker und Mieter her. Dann können die beiden einen Termin unter sich ausmachen und finden einen Tag, der für beide Seiten gut passt.

Das Material lasse ich übrigens immer vom Handwerker besorgen. Sicherlich ist es dann etwas teurer, aber ich habe weniger Koordinationsaufwand. Außerdem habe ich oft gar keine Ahnung, welches Material der Handwerker braucht.

Ich lasse mir vom Handwerker 1-2 Vorschläge für die Qualität des Materials geben – z.B. Laminat – und entscheide mich dann für eins. Dann zahle ich manchmal einen Abschlag für das Material im Voraus und der Handwerker bringt das Material zur Wohnung mit. Ich muss nichts lagern und es entsteht kein Verzug.

Verwaltung der Kosten bei Renovierungen in neuen Immobilien

Sowohl bei meinem Mehrfamilienhaus in Roßwein, als auch bei einigen meiner neuen Wohnungen in Chemnitz habe ich einen gewissen Reparaturstau übernommen. Dieser war im Kaufpreis eingepreist, muss aber so schnell wie möglich behoben werden.

Daher lasse ich mir in den Kaufvertrag schreiben, dass ich mit der Renovierung und Neuvermietung direkt nach dem Notartermin beginnen kann und nicht erst bis zum Eigentumsübergang warten muss. Sicherlich ist das ein gewisses Risiko, aber die Chance auf eine schnelle Neuvermietung ist es mir wert. Folgenden Text nehme ich in den Kaufvertrag auf:

„Der Käufer ist berechtigt, das Vertragsobjekt unmittelbar nach Eingang der Genehmigungserklärung des Verkäufers zu diesem Vertrag die kaufgegenständliche Wohnung zu betreten und dort auch Renovierungsmaßnahmen durchführen zu lassen. Auf die damit verbundene Vorausleistung wurden Käufer und Verkäufer vom Notar hingewiesen und belehrt.

Der Verkäufer erteilt dem Käufer bereits heute und hiermit unwiderruflich Vollmacht, Mietverträge über den Kaufgegenstand mit beliebigen Inhalt abzuschließen, zu kündigen, abzuändern sowie jegliche Gestaltungserklärungen hierzu abzugeben. Der Verkäufer verpflichtet sich, dem Käufer diese Vollmacht auf Verlangen auch außerhalb der Urkunde noch einmal zu erteilen. Mieteinnahmen stehend dem Käufer jedoch erst ab Besitzübergang zu.“

Außerdem schätze ich die Kosten für die Renovierung während der Ankaufphase und lasse mir diese von der Bank mit finanzieren. Solange es wertsteigernde Maßnahmen sind, finanziert die Bank die Renovierung gerne mit. Reine Reparaturen und Instandhaltung finanziert die Bank weniger gerne.

Ich rechne die Kosten für die Renovierung aus und addiere sie zum Kaufpreis. Diese Summe frage ich bei der Bank als Finanzierungsbedarf an. Bisher gab es keine Probleme dabei. Außerdem kannst du bei der Bank ein Modernisierungsdarlehen anfragen. Das Thema habe ich detaillierter in meinem Eigenkapitalartikel beschrieben.

Lies: 6 Möglichkeiten Immobilien ohne Eigenkapital zu kaufen

Durch diese Darlehen kann ich mein Eigenkapital schonen und habe schneller eine vermietbare Wohnung. Außerdem kann ich die kreditfinanzierten Reparaturkosten von der Steuer absetzen und somit meine Steuerlast erheblich senken. Mehr Details zu dieser Strategie gibt es in meinem Buch:

Lies: Wie ich als Immobilien Investor nie wieder Steuern zahlen muss

Renovierungen in meinem Bestand und Instandhaltungsrücklage

Die Kosten für Renovierungen und Reparaturen im Bestand begleiche ich aus meiner Instanthaltungsrücklage (IHR), welche ich extra jeden Monat anspare und auf einem extra Konto zurück lege.

Dabei spare ich 50 Cent pro m² pro Monat. Momentan habe ich 1.453 m² Wohnfläche, also lege ich 727€ monatlich zurück. Zusätzlich zur Instandhaltungsrücklage, welche mit dem Hausgeld bezahlt wird. Die genaue Berechnung und viele ausführliche Statistiken aus drei Jahren Vermieterleben habe ich in folgendem Beitrag zusammen gefasst:

Lies: Wieviel Instandhaltungsrücklage muss ich ansparen? Beispiele aus 3 Jahren Praxis

Wie oben geschrieben, lasse ich die Arbeiten vom Mieter oder vom Makler überwachen. Bisher klappt das ganz gut. Leider sind die Handwerker in Deutschland momentan Mangelware, weshalb sie hohe Preise verlangen können. Ich hoffe, diese Situation wird sich irgendwann wieder entspannen.

Einen Allround-Handwerker für Reparaturen auf Abruf haben

Des Öfteren fallen in einer Wohnung Kleinstarbeiten an, für welche man nicht extra einen teuren Spezialhandwerker anrufen möchte. Ein Wasserhahn tropft, eine Fußleiste ist locker und so weiter. Man braucht einen Handwerker, der solche Sachen schnell und gegen kleines Geld erledigen kann.

Manchmal kann man den Hausmeister mit solchen Dingen beauftragen, manchmal braucht man aber einen Allrounder.

Oft hat man auf Wohnungen, wo verschiedene Gewerke renoviert werden muss. Das typische Beispiel bei einer abgewohnten Wohnung: Man muss neues Laminat legen, neue Tapeten anbringen und ein paar Kleinigkeiten im Bad wie neue Klodeckel und Silikonfugen erledigen.

Nun könnte man drei teure Gewerke anfordern – Bodenleger, Maler, Sanitär – oder man hat einen Allrounder, der alles machen kann. So kann ich Geld sparen, da ich günstigere Preise bekomme und Anfahrtskosten spare.

Außerdem kann ich dem Allrounder sagen, dass er Wohnung A renovieren soll und zusätzlich noch in Wohnung 2 nach dem tropfenden Wasserhahn schauen muss. Kleinigkeiten können durch den Allrounder mitgemacht werden, ohne teure Kosten dafür aufzurufen.

Außerdem steht dir der Allrounder sehr loyal zur Seite, wenn du ihn regelmäßig mit Aufträgen fütterst. Ich habe zur Zeit einen Allrounder, aber zwei sind aus Termingründen immer besser. Es kann immer ein Allrounder stark beschäftigt sein, krank sein oder Urlaub haben. Gern kann man einen Minijob mit regelmäßigen Aufgaben draus machen, oder man arbeitet auftragsbezogen.

Hausmeister und kleine Handwerksbetriebe übernehmen gerne solche Jobs und oft kennen die Makler/Hausverwalter solche Allrounder in eurer Stadt. Nachfragen kostet nichts.

Mich würde interessieren, wie du die Renovierungen und Reparaturen handhabst. Machst du das selber? Gibst du das an Handwerker ab? Wie überwachst du das? Schreib es in die Kommentare!